Portée

L'article 270 de la loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, exige que le canton adopte et maintienne une politique concernant la manière dont la municipalité tentera de s'assurer qu'elle est responsable de ses actions devant le public, et la manière dont la municipalité tentera de s'assurer que ses actions sont transparentes pour le public. La politique de responsabilité et de transparence identifie les lois, politiques, procédures et pratiques auxquelles la municipalité se conforme afin de promouvoir la responsabilité et la transparence. Cette politique fournit une orientation sur la façon dont le canton de russell s'assure que les questions municipales sont abordées de manière responsable et transparente, en mettant l'accent sur l'ouverture, l'éthique, les résultats en matière de performance et la responsabilité financière.

Définitions

Responsabilité – le principe selon lequel la municipalité est tenue de démontrer et d'assumer la responsabilité de ses actions, décisions et politiques et qu'elle est responsable devant le grand public.

Transparence – le principe selon lequel la municipalité mène ses activités de manière accessible, claire et visible et que ses activités peuvent être examinées par ses parties prenantes.

Responsabilités

Le conseil municipal et le personnel sont tenus d'adhérer aux paramètres de cette politique et d'assurer la responsabilité de leurs actions et la transparence des opérations municipales.

Politique

Le Canton de Russell favorisera une gouvernance municipale responsable et transparente, guidée par les principes suivants :

  1. Le processus décisionnel sera ouvert et transparent.
  2. Les opérations municipales seront menées de manière éthique et responsable.
  3. Les ressources financières et l'infrastructure physique sont gérées de manière efficace et efficiente.
  4. L'information municipale sera accessible de manière à ce qu'elle soit conforme aux exigences législatives.
  5. Les demandes de renseignements, les préoccupations et les plaintes seront traitées en temps opportun.
  6. La surveillance financière, les normes de service et les rapports de performance ainsi que tous les autres documents de responsabilisation seront disponibles et accessibles, dans une langue que le public peut comprendre, afin d'accroître les possibilités d'examen et de participation du public aux activités municipales.
  7. Chaque nouvelle délégation de pouvoir ou d'autorité sera assortie d'un mécanisme de responsabilisation correspondant.

Exigences

Comme l'exige l'article 270 de la loi de 2001 sur les municipalités, cette politique s'applique à toutes les activités du canton de russell.

L'engagement du canton de russell envers la responsabilité et la transparence assure une saine gouvernance et la durabilité par le biais de diverses politiques, procédures et pratiques qui ont été divisées dans les catégories suivantes :

1. Exigences législatives

Le canton de russell est responsable et transparent envers les contribuables en s'acquittant de diverses responsabilités prévues par la loi et en divulguant des informations. Voici les lois provinciales qui régissent la façon dont le canton mène ses affaires de manière publique, responsable et transparente :

  1. Loi sur les municipalités, 2001
  2. Loi sur les conflits d'intérêts municipaux
  3. Loi sur les infractions provinciales
  4. Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée des municipalités
  5. Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé
  6. Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public
  7. Projet de loi 168, loi modifiant la loi sur la santé et la sécurité au travail (violence et harcèlement sur le lieu de travail) 2009

2. Responsabilité et rapports financiers

Le canton de russell est responsable et transparent envers les contribuables en identifiant la source des fonds municipaux et la façon dont ces fonds sont utilisés pour fournir des services. Les politiques, procédures et pratiques suivantes démontrent les meilleures pratiques du canton de russell en matière de responsabilité financière et de mécanismes de surveillance et de rapport, notamment :

  1. Vérificateur externe et rapport
  2. États financiers annuels et trimestriels
  3. Plan financier à long terme
  4. Rapports sur l'état des budgets de fonctionnement et d'investissement
  5. Règlement sur la délégation de pouvoirs et rapports
  6. Règlement sur les achats et rapports
  7. Rapport analyses des etp

3. Mesure de la performance et rapports

Le canton de russell rend des comptes aux contribuables en utilisant divers outils axés sur les résultats pour mesurer les progrès en matière de performance et l'atteinte des normes et objectifs de service de la municipalité. Le canton de russell s'engage à produire des informations sur la performance qui permettent de mesurer les résultats de la municipalité dans tous les domaines dont elle est responsable, de l'information financière à la gestion des ressources humaines en passant par la prestation de services, notamment :

  1. Plan stratégique de la ville et rapports de performance connexes
  2. Rapports annuels de performance au conseil

4. Un gouvernement ouvert

Le canton de russell est responsable et transparent envers les contribuables en assurant une gouvernance ouverte par la communication, la consultation et la collaboration. Les politiques, procédures et pratiques suivantes garantissent que la municipalité est transparente dans ses activités et que les résidents sont au courant de la façon dont les décisions sont prises et exécutées :

  1. Règlement sur la procédure du conseil
  2. Distribution publique des documents relatifs à l'ordre du jour des réunions du conseil et des comités
  3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, des conseils et des groupes de travail, ainsi que des conseils, commissions et autorités externes)
  4. Règlement sur les avis publics
  5. Politique de délégation de pouvoirs/règlement sur la délégation d'autorité
  6. Politique de bilinguisme
  7. Stratégie d'engagement du public
  8. Procédure relative aux formats accessibles et aux supports de communication
  9. Amélioration des procédures de réunions publiques, y compris un processus d'augmentation et de rapport à la suite de séances à huis clos, indiquant soit la date à laquelle un rapport confidentiel peut être rendu public, soit un avis juridique indiquant pourquoi le rapport ne peut pas être rendu public, et rendant les rapports confidentiels publics de manière proactive à la date d'expiration du rapport.
  10. Politique de divulgation courante et de diffusion active

5. Responsabilité interne et normes éthiques

Le canton de russell a établi des politiques, des procédures et des pratiques qui régissent la responsabilité interne et les normes éthiques du canton de russell, notamment

  1. Code de conduite pour les employés de la ville
  2. Code de conduite pour les membres du comité consultatif
  3. Code de conduite pour les membres du sous-comité du patrimoine bâti
  4. Politique d'embauche et d'emploi des membres de la famille
  5. Politique sur l'informatique responsable
  6. Politique sur les ressources liées aux élections
  7. Politique sur le harcèlement sur le lieu de travail
  8. Politique relative à la violence sur le lieu de travail
  9. Politique d'équité et de diversité
  10. Politique de gestion des dossiers

6. Cadre de responsabilisation du conseil municipal

Le conseil municipal a renforcé son engagement envers la responsabilité et la transparence par la mise en place de divers agents d'intégrité et de politiques et pratiques supplémentaires :

  1. La divulgation proactive des frais de bureau des membres du conseil;
  2. La nomination d'un commissaire à l'intégrité à qui le conseil a également confié le rôle de registraire des lobbyistes et d'enquêteur sur les réunions;
  3. L'adoption d'un code de conduite pour les membres du conseil;
  4. La divulgation trimestrielle par les membres du conseil dans un registre des cadeaux en ligne de tous les cadeaux, avantages et marques d'hospitalité reçus qui dépassent individuellement 100 $ d'une seule source au cours d'une année civile (sauf quelques exceptions);
  5. La divulgation trimestrielle par les membres du conseil, dans un registre des cadeaux en ligne, de tous les billets reçus qui, individuellement, dépassent 30 $ d'une seule source au cours d'une année civile (sauf exceptions);
  6. L'adoption d'une politique sur la communauté, les collectes de fonds et les événements spéciaux et d'une politique sur les dépenses du conseil;
  7. L'adoption d'un règlement sur le registre des lobbyistes, y compris un code de déontologie des lobbyistes, et l'établissement d'un registre des lobbyistes; et
  8. Le rapport annuel du commissaire à l'intégrité.

Suivi et conformité

La greffière municipale est chargée de recevoir les plaintes ou les préoccupations liées à la présente politique. Sur réception d'une plainte ou d'une préoccupation, la greffière municipale doit en aviser :

  1. Dans le cas du personnel, le chef de service responsable du secteur, le coordonnateur, les ressources humaines et le DG.
  2. Dans le cas d'une réunion à huis clos, le greffier et le DG.
  3. Dans le cas du conseil, le chef du conseil et le DG.