Règlement et protocole du commissaire à l’intégrité

La Corporation du Canton de Russell

Règlement No 2019-038

ATTENDU qu’une municipalité doit établir des codes de déontologie à l’intention des membres du Conseil en vertu de l’article 223.2 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée (la « Loi sur les municipalités ») ; et

ATTENDU que l’article 223.3 de la Loi sur les municipalités autorise une municipalité à nommer un commissaire à l’intégrité qui fait rapport au Conseil et qui est chargé d’exercer de façon indépendante les fonctions que la municipalité lui a attribuées à l’égard des responsabilités énumérées à l’article 223.3 de la Loi sur les municipalités ; et

ATTENDU que le Code de conduite des membres du Conseil de la Corporation du canton de Russell (« le canton de Russell ») a été adopté le 19 février 2019 par l’entremise du Règlement 2019-021 ; et

ATTENDU que le canton de Russell désire nommer un commissaire à l’intégrité pour veiller à ce que les membres du Conseil se conforment aux normes d’éthique dans l’exercice de leurs fonctions et soient tenus responsables du respect de leur Code de conduite et de toutes autres modalités, règles ou politiques applicables régissant leur comportement éthique; tel qui suit, il est résolu

Que le conseil de la corporation du canton de Russell donne force de loi à ce qui suit :

Table des matières

1. Titre abrégé
2. Définitions
3. Nomination du Commissaire à l’intégrité
4. Rôle du Commissaire à l’intégrité
5. Fonctions du Commissaire à l’intégrité
6. Plaintes déposées en vertu de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux
7. Déposer une plainte
8. Frais
9. Période de limitation
10. Tenue de l’enquête
11. Responsabilités des membres pendant les enquêtes
12. Sanctions
13. Plainte et confidentialité
14. Plainte et période d’exclusion
15. Conflit d’intérêts
16. Dispositions générales
17. Formulaires

1. Titre abrégé

1.1. Le présent règlement peut être désigné sous le nom « Règlement du commissaire à l’intégrité ».

2. Définitions

3. Nomination du Commissaire à l’intégrité

3.1. Le Conseil doit nommer un commissaire à l’intégrité chargé d’enquêter sur les infractions présumées au Code de conduite et aux autres modalités, règles ou politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil. La nomination est pour une période de deux (2) ans avec une option de renouvellement pour deux années supplémentaires. Le candidat recommandé pour occuper le poste de commissaire à l’intégrité sera référé au Conseil pour fins d’approbation.

3.2. Le commissaire à l’intégrité peut être :3.3. Le commissaire à l’intégrité doit terminer toute enquête entreprise pendant son mandat, et ce, malgré l’expiration de son dit mandat, et le présent règlement doit continuer à s’appliquer avec toutes les modifications nécessaires.

1. retenu par le Conseil sur la base d’un contrat à terme prévoyant une « rémunération à l’acte » ; ou
2. nommé conjointement par le Conseil avec un ou d’autres conseils municipaux à titre de commissaire à l’intégrité pour toutes les municipalités.

3.4. Si le commissaire à l’intégrité n’est pas en mesure de terminer une enquête conformément à l’article 3.3 du présent règlement, son successeur doit terminer l’enquête.

3.5. Le commissaire à l’intégrité peut seulement être destitué avant l’expiration de son mandat pour des motifs valables. Le Conseil doit d’abord recevoir un avis légal d’un conseiller juridique externe pour déterminer s’il existe des motifs valables.

4. Rôle du Commissaire à l’intégrité

4.1. Le rôle du commissaire à l’intégrité est de veiller à ce que les membres du Conseil s’acquittent de leurs fonctions conformément au Code de conduite, aux autres modalités, règles ou politiques régissant leur comportement éthique et à la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux. En outre, le commissaire à l’intégrité peut, à la demande du Conseil ou d’un membre du Conseil, fournir des conseils et des décisions sur les problèmes et les dilemmes éthiques, comme le précisent les paragraphes 5.1(c) ou 5.1(d) du présent règlement.

5. Fonctions du Commissaire à l’intégrité

5.1. Le commissaire à l’intégrité doit :

1. mener des enquêtes en réponse à des plaintes à savoir si un membre du Conseil a enfreint le Code de conduite ou les autres modalités, règles et politiques du canton de Russell régissant le comportement éthique des membres du Conseil ;
2. mener des enquêtes en réponse à des plaintes à savoir si un membre du Conseil a enfreint les articles 5, 5.1 et 5.2 de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux ;
3. à la demande d’un membre du Conseil, fournir des conseils écrits sur ses obligations en vertu du Code de conduite et des autres modalités, règles ou politiques régissant son comportement éthique. Ces conseils peuvent inclure des recommandations sur la façon de procéder lorsqu’un membre du Conseil sollicite des conseils en fonction de circonstances factuelles spécifiques. Les demandes doivent être faites en remplissant le Formulaire de demande de conseils (voir l’appendice « A » du présent règlement) et en le soumettant directement au commissaire à l’intégrité, au directeur général ou au secrétaire ;
4. à la demande d’un membre du Conseil, fournir des conseils et des recommandations au Conseil concernant des modifications au Code de conduite et aux autres modalités, règles ou politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil. Les demandes doivent être faites en remplissant le Formulaire de demande de conseils (voir l’appendice « A » du présent règlement) et en le soumettant directement au commissaire à l’intégrité, au directeur général ou au secrétaire ;
5. au moins une fois durant le mandat du Conseil, préparer et fournir des renseignements éducatifs aux membres du Conseil, au canton de Russell et au public concernant le Code de conduite, les autres modalités, règles et politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil et la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux ; et
6. préparer et remettre au Conseil un rapport annuel contenant un résumé des activités, le cas échéant, au cours de l’année civile précédente.

6. Plaintes déposées en vertu de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux

6.1. Nonobstant les dispositions du présent règlement, toute plainte déposée en vertu de l’article 223.4.1 de la Loi sur les municipalités concernant une prétendue contravention à l’article 5, 5.1 ou 5.2 de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux commise par un membre du Conseil, et toute enquête menée par le commissaire à l’intégrité en réponse à ces plaintes doivent être conformes à l’article 223.4.1 de la Loi sur les municipalités et aux dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux.

7. Déposer une plainte

7.1. Toute personne morale peut agir en qualité de plaignant.

7.2. Les plaintes doivent être faites en remplissant le Formulaire d’infraction au code de conduite des membres du conseil (voir l’appendice « A » du règlement 2019-021 du code de conduite des membres du conseil) et en le soumettant directement au commissaire à l’intégrité, au directeur général ou au secrétaire.

7.3. Les plaintes déposées auprès du directeur général ou du secrétaire seront transmises au commissaire à l’intégrité sans délai et sans aucun commentaire.

8. Frais

8.1. Un plaignant doit payer au secrétaire des frais remboursables de 250,00 $ lors du dépôt d’une plainte.

8.2. Les frais exigibles en vertu de l’article 8.1 du présent règlement sont remboursés au plaignant lorsque le commissaire à l’intégrité dépose son rapport en vertu de l’article 11.1 du présent règlement.

8.3. Lorsqu’une plainte est jugée frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi en vertu du paragraphe 10.1(b) du présent règlement, les frais ne seront pas remboursés.

9. Période de limitation

9.1. Le commissaire à l’intégrité doit procéder à une enquête seulement si la plainte est déposée moins de 180 jours après la date à laquelle s’est produit l’incident ou le dernier incident d’une série d’incidents visés par la plainte.

9.2. Nonobstant l’article 9.1 du présent règlement, le commissaire à l’intégrité peut procéder à une enquête à l’égard d’une plainte déposée après l’expiration du délai prévu à l’article 9.1 du présent règlement si le commissaire à l’intégrité est convaincu que :9.3. Un plaignant est réputé connaître l’incident ou les incidents visés par la plainte mentionnée à l’article 9.1 du présent règlement à la date de l’incident ou du dernier incident d’une série d’incidents, à moins que le contraire ne soit prouvé. Le fardeau de la preuve incombe au plaignant.

1. le retard a été encouru de bonne foi ;
2. il est dans l’intérêt public de procéder à une enquête ; et
3. aucun préjudice important ne sera causé à qui que ce soit en raison du retard.

10. Tenue de l’enquête

10.1. Le commissaire à l’intégrité peut refuser d’enquêter s’il détermine que :10.2. Lorsque, conformément à l’article 10.1 du présent règlement, le commissaire à l’intégrité décide de ne pas procéder à une enquête, il doit préparer et déposer un rapport en vertu de l’article 11.1 du présent règlement expliquant cette décision.

1. la plainte ne relève pas de la compétence du commissaire à l’intégrité ;
2. la plainte est de nature frivole ou vexatoire ;
3. le plaignant ne démontre pas que la plainte est valable ; ou
4. le plaignant ne fournit pas les informations supplémentaires ou les précisions demandées.

10.3. Si le plaignant fournit des informations supplémentaires une fois qu’une enquête est suspendue en vertu de l’article 10.1 du présent règlement et qu’il existe suffisamment d’informations pour établir une contravention apparente au Code de conduite, ou aux autres modalités, règles ou politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil, le commissaire à l’intégrité doit rouvrir l’enquête.

10.4. Lorsque le commissaire à l’intégrité a déterminé qu’il est approprié d’enquêter, le commissaire à l’intégrité doit mener une enquête rapidement et en profondeur. Le membre du Conseil qui fait l’objet de la plainte doit avoir l’occasion de connaître la nature de la plainte déposée contre lui et de faire part de ses commentaires au commissaire à l’intégrité. Un avis de l’enquête décrivant la plainte, y compris la possibilité d’y répondre avant d’ouvrir formellement l’enquête, doit être donné au membre du Conseil.

10.5. L’information fournie au membre du Conseil sur la nature de la plainte pourra seulement être utilisée par le membre du Conseil pour faire des observations au commissaire à l’intégrité au sujet de la plainte.

10.6. Lorsqu’il mène une enquête sur une plainte concernant un membre du Conseil, le commissaire à l’intégrité peut exercer les pouvoirs que lui confère le présent règlement ou la partie V.1 de la Loi sur les municipalités, notamment le pouvoir de contraindre des témoins à témoigner et d’obliger la production de documents en vertu de la Loi sur les enquêtes publiques.

10.7. Si le commissaire à l’intégrité, au cours d’une enquête, détermine qu’il y a des motifs raisonnables de croire qu’il y a eu contravention à une autre loi ou au Code criminel du Canada, R.S.C., 1985, ch. C-46, le commissaire à l’intégrité doit immédiatement renvoyer l’affaire aux autorités compétentes et suspendre l’enquête jusqu’à ce que l’enquête policière et l’accusation qui en résultent aient été définitivement tranchées, et signaler la suspension de l’enquête au Conseil.

10.8. Conformément au code de conduite, le membre du conseil qui fait l’objet de la plainte peut se voir offrir la possibilité de commenter le rapport du commissaire à l’intégrité avant que le conseil ne décide des sanctions à appliquer.

11. Responsabilités des membres pendant les enquêtes

11.1 Lorsque le commissaire à l’intégrité a reçu une plainte concernant un membre du Conseil, il doit le plus tôt possible après sa décision et au plus tard 60 jours après avoir reçu la plainte, préparer et déposer, auprès du secrétaire, un rapport au Conseil concernant son enquête sur la plainte.

11.2 Lorsque le commissaire à l’intégrité est d’avis qu’il n’est pas possible de préparer et de déposer un rapport au Conseil dans le délai prévu à l’article 11.1 du présent règlement, le commissaire à l’intégrité doit en aviser le Conseil avec :

1. les raisons de son incapacité à préparer et à déposer le rapport ; et
2. la date à laquelle ou avant laquelle le rapport sera préparé et déposé.

11.3 Le rapport en vertu de l’article 11.1 du présent règlement doit comprendre :11.4 Le commissaire à l’intégrité peut présenter des rapports intérimaires au Conseil, au besoin, pour régler toute question d’ingérence, d’obstruction, de retard ou de représailles rencontrées au cours de l’enquête.

1. la nature de la plainte ;
2. si la plainte a été déposée après l’expiration du délai prévu à l’article 9.1 du présent règlement, les conclusions du commissaire à l’intégrité concernant les articles 9.2 et 9.3 du présent règlement, lesquelles doivent être faites selon la norme civile de la prépondérance des probabilités ;
3. les éléments de preuve recueillis à la suite de la plainte et de l’enquête ;
4. les constatations de fait du commissaire à l’intégrité concernant la plainte, lesquelles doivent être faites selon la norme civile de la prépondérance des probabilités ;
5. la décision du commissaire à l’intégrité, fondée sur les constatations de fait, indiquant que le membre du Conseil a ou non contrevenu au Code de conduite, ou aux autres modalités, règles ou politiques régissant son comportement éthique ; et
6. lorsque le commissaire à l’intégrité décide que le membre du Conseil a contrevenu au Code de conduite, ou aux autres modalités, règles ou politiques régissant son comportement éthique, les sanctions recommandées prévues à l’article 12.1 du présent règlement, le cas échéant.

11.5 Le commissaire à l’intégrité doit produit une copie de son rapport en vertu de l’article 11.1 du présent règlement au plaignant, au membre du Conseil qui fait l’objet de la plainte et à tous les autres membres du Conseil lorsque le rapport est déposé auprès du secrétaire.

11.6 Lorsque le délégué du commissaire à l’intégrité aux termes de l’article 15.1 du présent règlement décide que le membre du Conseil a contrevenu au Code de conduite, ou aux autres modalités, règles ou politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil, mais qu’il a agi conformément aux conseils du commissaire à l’intégrité donnés en vertu du paragraphe 5.1(c) du présent règlement et avait, avant de recevoir ces conseils, divulgué au commissaire à l’intégrité tous les faits pertinents, le délégué doit le mentionner dans le rapport prévu à l’article 11.1 du présent règlement et aucune sanction ne peut être imposée.

11.7 Lorsque le commissaire à l’intégrité a déposé un rapport à l’égard d’une enquête auprès du secrétaire en vertu de l’article 11.1 du présent règlement, le secrétaire doit inscrire ce rapport à l’ordre du jour du Conseil à titre d’information.

12. Sanctions

12.1 Les sanctions infligées à un membre du Conseil qui a contrevenu au Code de conduite ou autres modalités, règles ou politiques régissant son comportement éthique sont celles autorisées en vertu du paragraphe 223.4(5) de la Loi sur les municipalités, notamment l’un ou l’autre:

1. une réprimande ; ou
2. la suspension de la rémunération versée au membre du Conseil pour ses services en qualité de membre du Conseil pour une période maximale de 90 jours.

Le membre du Conseil peut demander la révision de telle(s) sanction(s) dans un délai déterminé, conformément aux dispositions du code de conduite relatives à la révision.

13. Plainte et confidentialité

13.1 Conformément au paragraphe 223.4(4) de la Loi sur les municipalités, le commissaire à l’intégrité a le droit d’avoir libre accès à tous les livres, comptes, registres financiers, fichiers informatiques, rapports, dossiers ainsi qu’à tout autre document, objet ou bien qui appartiennent au canton de Russell ou qu’ils utilisent, et que le commissaire à l’intégrité estime nécessaires à une enquête.

13.2 Le commissaire à l’intégrité et tout délégué aux termes de l’article 15.1 du présent règlement doit préserver la confidentialité à l’égard de toute question dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, sauf si la loi l’exige dans le cadre d’une procédure pénale ou conformément à l’article 223.5 de la Loi sur les municipalités.

13.3 Le commissaire à l’intégrité et tout délégué aux termes de l’article 15.1 du présent règlement reconnaissent que le canton de Russell est une institution aux fins de la LAIPVP. Par conséquent, le commissaire à l’intégrité et tout délégué aux termes de l’article 15.1 du présent règlement s’engagent à ne pas divulguer des renseignements assujettis à la LAIPVP, sauf dans la mesure où cela est nécessaire pour s’acquitter convenablement de leurs fonctions conformément aux dispositions du présent règlement, de la LAIPVP et de la Loi sur les municipalités.

13.4 Conformément au paragraphe 223.5(3) de la Loi sur les municipalités, l’article 223.5 de la Loi sur les municipalités à préséance sur la LAIPVP.

13.5 Le commissaire à l’intégrité et tout délégué aux termes de l’article 15.1 du présent règlement doivent se conformer au Règlement de procédure du Conseil au niveau des renseignements personnels ou privilégiés.

14. Plainte et période d’exclusion

14.1 Malgré les autres dispositions du présent règlement, aucune plainte ou aucune demande de conseils ne peut être adressée au commissaire à l’intégrité pendant la période qui commence le jour de la déclaration de candidature en vue d’une élection ordinaire, tel qu’il est énoncé à l’article 31 de la Loi de 1996 sur les élections municipales, L.O. 1996, chap. 32, telle que modifiée, et qui se termine le jour du scrutin lors d’une élection ordinaire, tel qu’il est énoncé à l’article 5 de la Loi sur les municipalités.

14.2 Durant la période d’exclusion, le commissaire à l’intégrité ne doit pas, dans un rapport présenté au Conseil, donner son avis sur la question de savoir si un membre du Conseil a contrevenu au Code de conduite, ou aux autres modalités, règles ou politiques régissant le comportement éthique des membres du Conseil.

15. Conflit d’intérêts

15.1 Si le commissaire à l’intégrité prend connaissance d’une situation dans laquelle un conflit d’intérêt potentiel pourrait survenir, le commissaire à l’intégrité doit en aviser par écrit le secrétaire et les membres du Conseil et doit déléguer par écrit ses fonctions et responsabilités de mener une enquête, incluant l’exercice des pouvoirs en vertu de Loi sur les enquêtes publiques et l’obligation de faire un report d’enquête.

15.2 Avant de faire une délégation en vertu de l’article 15.1 du présent règlement, le commissaire à l’intégrité doit s’assurer que la personne à qui les fonctions seront déléguées sera pleinement capable de s’acquitter de ses fonctions.

15.3 Le commissaire à l’intégrité et tout délégué aux termes de l’article 15.1 du présent règlement doivent être impartiaux et neutres, et doivent s’acquitter de leurs fonctions avec habileté, compétence, indépendance et en conformité avec toutes les lois applicables.

16. Dispositions générales

16.1 Si, lors d’une enquête, le commissaire à l’intégrité détermine qu’il serait plus approprié d’adresser la plainte en vertu de la LAIPVP, le plaignant doit être référé au secrétaire afin que l’affaire soit examinée en vertu de cette loi.

16.2 La version anglaise du présent règlement prévaut sur la version française quant à son interprétation.

17. Formulaires

17.1 L’appendice suivant est joint au présent règlement et en fait partie intégrante : Appendice « A » – Formulaire de demande de conseils