Politique stratégique sur la gestion des actifs

Table de matières

• But
• Définitions
• Responsabilités
• Conseil
• Directeur général
• Directeur des Services corporatifs/ Trésorier
• Chef de départements
• Comité de gestion des actifs
• Comité de gestion des actifs – Personnel clé
• Politique
• Procédure
• Annexe 1
• Annexe 2

Règlement no 2024-103

« Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. »

ATTENDU QUE les articles 9 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chapitre 25, telle que modifiée, confèrent aux municipalités des pouvoirs et une large autorité pour adopter des règlements afin de régir la structure de la municipalité et de ses conseils locaux; et
ATTENDU QUE l’article 270 (1) 5 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, c. 25, telle que modifiée, prévoit qu’une municipalité doit adopter et maintenir des politiques concernant la façon dont elle entend s’assurer d’être redevable au public de ses actions, ainsi que la façon dont elle entend s’assurer que ses actions sont transparentes pour le public; et
ATTENDU QUE l’article 1 de la Loi de 2015 sur l’infrastructure au service de l’emploi et de la prospérité, telle que modifiée, prévoit qu’une municipalité doit établir des mécanismes favorisant une planification à long terme des infrastructures fondée sur des principes, des données probantes et une approche stratégique, qui appuie la création d’emplois et les possibilités de formation, la croissance économique et la protection de l’environnement, et qui intègre l’excellence en conception dans la planification des infrastructures; et
ATTENDU QUE le Règlement de l’Ontario 588/17 établit des exigences en matière de gestion des actifs, dont l’une oblige toutes les municipalités de l’Ontario à adopter une politique stratégique de gestion des actifs d’ici le 1er juillet 2019, et à l’examiner et, au besoin, à la mettre à jour au moins tous les cinq ans.

IL EST RÉSOLU QUE LE CONSEIL DE LA PERSONNE MORALE DE LA Municipalité DE RUSSELL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :

ATTENDU QUE les articles 9 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chapitre 25, telle que modifiée, confèrent aux municipalités des pouvoirs et une large autorité pour adopter des règlements afin de régir la structure de la municipalité et de ses conseils locaux; et
ATTENDU QUE l’article 270 (1) 5 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, c. 25, telle que modifiée, prévoit qu’une municipalité doit adopter et maintenir des politiques concernant la façon dont elle entend s’assurer d’être redevable au public de ses actions, ainsi que la façon dont elle entend s’assurer que ses actions sont transparentes pour le public; et
ATTENDU QUE l’article 1 de la Loi de 2015 sur l’infrastructure au service de l’emploi et de la prospérité, telle que modifiée, prévoit qu’une municipalité doit établir des mécanismes favorisant une planification à long terme des infrastructures fondée sur des principes, des données probantes et une approche stratégique, qui appuie la création d’emplois et les possibilités de formation, la croissance économique et la protection de l’environnement, et qui intègre l’excellence en conception dans la planification des infrastructures; et
ATTENDU QUE le Règlement de l’Ontario 588/17 établit des exigences en matière de gestion des actifs, dont l’une oblige toutes les municipalités de l’Ontario à adopter une politique stratégique de gestion des actifs d’ici le 1er juillet 2019, et à l’examiner et, au besoin, à la mettre à jour au moins tous les cinq ans.

Il est résolu que le conseil de la personne morale de la Municipalité de Russell décrète ce qui suit :

But

Cette politique fournit un leadership et un engagement envers l’élaboration et la mise en oeuvre du plan de gestion des actifs de la municipalité. Elle vise à guider l’utilisation cohérente de la gestion des actifs dans !’ensemble de !’organisation, à faciliter une prise de décision logique et fondée sur des données définitives pour la gestion des infrastructures municipales et à soutenir la prestation de services communautaires durables, aujourd’hui et à l’avenir.

En utilisant de saines pratiques de gestion d’actifs, la municipalité veillera a ce que taus les actifs d’infrastructure municipale atteignent les niveaux de performance attendus et continuera de fournir les niveaux de service désirés de la manière la plus efficiente et efficace possible. Lier les résultats des services aux décisions d’investissement dans les infrastructures aidera la municipalité à se concentrer sur des approches de gestion axées sur le service plutôt que le budget.

Cette politique démontre un engagement à l’échelle de l’organisation envers la bonne gestion des actifs d’infrastructure municipale et envers une responsabilité et une transparence améliorée envers la communauté grâce a !’adoption de pratiques exemplaires en matière de planification de la gestion des actifs.

Définitions

Sauf indication contraire, les définitions fournies dans ce document s’alignent sur celles énoncées dans le Règlement de L’Ontario 588/17 (Regl. De l’Ont. 588/17), Planification de la gestion des actifs des infrastructures municipales, en vertu de la Loi de 2015 sur les infrastructures favorisant l’emploi et la prospérité.

Responsabilités

Les gouvernements locaux maintiennent des pratiques de gestion d’actifs durables en soutenant le personnel par des formations, en partageant des connaissances en interne pour mettre en évidence les avantages de la gestion d’actifs et en participant à des initiatives externes de partage de connaissances. En contribuant aux pratiques exemplaires et en se tenant au courant de celles-ci, les gouvernements locaux approfondissent leurs pratiques de gestion d’actifs.

Conseil

1. Faire valoir les perspectives de la communauté dans la gestion des actifs de la communauté dans la gestion des actifs de la municipalité et établir des niveaux de service.
2. Soutenir et approuver la politique de gestion des actifs et les efforts continus pour améliorer et mettre en œuvre en permanence le plan de gestion des actifs
3. Maintenir une capacite organisationnelle adéquate pour soutenir les pratiques de base du plan de gestion des actifs.
4. Donner la priorité à une gestion efficace des actifs lors de !’adoption et de l’examen continu des politiques et des budgets.

Directeur général

1. Superviser la progression du plan de gestion des actifs et la réalisation des objectifs de taus les départements
2. Contribuer à taus les plans, politiques et stratégies de gestion des actifs, notamment en examinant, en approuvant et en assurant l’alignement avec les objectifs stratégiques due la municipalité.

Directeur des Services corporatifs / Trésorier

1. Assurer l’application de la politique corporative de la gestion des actifs.
2. Intégrer les meilleures pratiques et processus avec le comite de gestion des actifs.
3. Assurer une surveillance globale des objectifs et des orientations et garantir que le plan de gestion d’actifs s’aligne sur le plan stratégique de la municipalité.

Chefs de départements

1. Veiller à ce que des ressources adéquates soient disponibles au sein de leur service pour mettre en œuvre et maintenir les pratiques de base en matière de gestion d’actifs.
2. Utiliser les processus et les outils technologiques développés dans le cadre du programme de gestion des actifs.
3. Assurer une communication, une collaboration et une organisation efficaces entre les membres du personnel et le comite de gestion des actifs.
4. Fournir un soutien aux pratiques de gestion des actifs au sein de leur département.
5. Développer et surveiller les niveaux de service pour leur département et faire des recommandations au Conseil
6. Examen périodique et validation des couts de remplacement des immobilisations, de l’état et des risques des actifs sous leur responsabilité.
7. Effectuer des évaluations de l’état de la condition des actifs sous leur responsabilité dans les délais approuves.
8. Informer et soumettre les études et évaluations complétées au comité de gestion des actifs

Comité de gestion des actifs

1. Développer et gérer des politiques, des plans et des mises à jour.
2. Assurer un leadership à l’échelle de l’organisation dans les pratiques de la gestion des actifs.
3. Suivre, analyser et donner un compte rendu des progrès et résultats de la gestion d’actifs annuellement.
4. Surveiller et créer des rapports sur les niveaux de service de gestion d’actifs à partir de la base de données.
5. Informer les chefs de département des examens des évaluation de l’état des conditions des actifs à venir conformément au calendrier approuve (annexe 2) lors du processus budgétaire.
6. Gérer la base de données avec les ajouts et cessions annuels, les évaluations de l’état et les couts de remplacement.
7. Effectuer des évaluations de l’état des bâtiments pour tous les bâtiments municipaux conformément au calendrier approuve dans l’annexe 2.
8. Fournir aux départements un profil annuel de remplacement des immobilisations, des rapports sur l’état et des risques (mai).
9. Assurer le respect des principes de la gestion des actifs ainsi que des exigences législatives.

Comité de gestion des actifs – Personnel clé

• Analyste financière sénior – Budget capital
• Analyste financière – Gestion des actifs
• Technicien en génie civil
• Gérant des opérations récréatives

Politique

Afin de guider la Municipalité, les déclarations de la politique ont été élaborées :

1. La Municipalité a mis en œuvre un programme de gestion des actifs à l’échelle de l’organisation dans tous les départements. Le programme continuera de promouvoir la gestion du cycle de vie et des risques de taus les actifs d’infrastructure municipale, dans le but d’atteindre le cout total de possession le plus bas tout en atteignant les niveaux de services souhaites. En plus des actifs existants, la Municipalité envisagera et planifiera également de nouvelles acquisitions.
2. La Municipalité mettra en œuvre des protocoles d’amélioration continue et adoptera les meilleures pratiques en matière de planification de la gestion des actifs, notamment :
   1. Compléter et maintenir une base de données précise
   2. Protocoles d’évaluation de l’état des conditions
   3. Modelés de risques
   4. Gestion du cycle de la durée de vie
   5. Développement de stratégie financière
   6. Structure des niveaux de services
3. La Municipalité élaborera et maintiendra un inventaire de tous les actifs municipaux qui comprendra un identifiant unique, une description, des informations sur !’emplacement, la valeur historique et de remplacement, les caractéristiques et/ou l’état de performance, la durée de vie restante estimée et les réparations, réhabilitations, ou date de rem placement ainsi que les couts estimes de réparation, de réhabilitation ou de remplacement.
4. La Municipalité élaborera un plan de gestion des actifs qui intègre toutes les catégories d’actifs municipaux qui répondent au seuil de capitalisation décrit dans la politique sur les immobilisations corporelles de !’organisation (annexe A). Le plan de gestion des actifs sera mis à jour au mains taus les cinq ans conformément au Regl. 588/17, pour promouvoir, documenter et communiquer l’amélioration continue du programme de gestion des actifs.
5. La Municipalité intègrera les plans et pratiques de gestion des actifs a sa planification financière et a ses stratégies budgétaires à long terme. Cela comprend l’élaboration de plans financiers qui déterminent le niveau de financement requis pour répondre aux besoins d’exploitation et d’entretien à court terme, en plus des besoins de financement à long terme pour remplacer et/ou renouveler les infrastructures municipales sur la base du cout du cycle de vie complet.
6. La Municipalité explorera des opportunités innovantes de financement et de prestation de services, y compris, mais sans s’y limiter, des programmes de subventions, des partenariat publics-prives, des approches alternatives de financement et d’approvisionnement et la fourniture partagée de services, le cas échéant.
7. La Municipalité développera des mesures de performance et des outils de conception de rapport significatifs pour communiquer et afficher de manière transparente l’état actuel des pratiques de gestion des actifs au conseil et à la communauté.
8. La Municipalité examinera les risques et les vulnérabilités des infrastructures municipales face au changement climatique et les mesures qui pourraient être nécessaires, y compris, sans toutefois s’y limiter, les couts prévus qui pourraient découler de ces impacts, les possibilités d’adaptation, les approches d’atténuation, la planification des catastrophes et le financement des mesures d’urgence. Les impacts peuvent inclure des questions liées aux opérations, aux niveaux de service et à la gestion du cycle de vie.
9. La Municipalité alignera toute la planification de la gestion des actifs sur le cadre d’aménagement du territoire de la province de !’Ontario, y compris toute déclaration de politique pertinente émise en vertu de l’article e(1) de la Loi sur l’Aménagement du territoire; doit être conforme aux plans provinciaux en vigueur à cette date ; et doit être conforme a tous les plans officiels municipaux.
10. La Municipalité coordonnera la planification des actifs d’infrastructures municipales interdépendants avec des structures de propriété distinctes en recherchant des opportunités de collaboration avec les municipalités environnantes et les organismes municipaux en propriété conjointe lorsque cela est viable et bénéfique.
11. La Municipalité élaborera des processus et offrira aux résidents municipaux et aux autres parties intéressées la possibilité de contribuer à la planification de la gestion des actifs chaque fois que cela est possible.

Procédure

Les pratiques de gestion des actifs resteront alignées sur les objectifs et priorités stratégiques de la Municipalité:

Planification financière

La planification financière doit intégrer les données de gestion des actifs dans le plan financier a long terme, les budgets d’investissements et opérationnels.

Engagement communautaire – Sondage du public

Lors du renouvellement du plan de gestion des actifs, l’engagement du public sous forme de sondage relatif aux niveaux de service de la Municipalité sera exécuté.

Changements climatiques

Anticiper et identifier les opportunités et les stratégies pour atténuer les risques et les effets du changement climatique et prendre en compte les impacts du changement climatique sur les niveaux de service.

Révision législative

La politique et le plan de gestion des actifs seront révises a taus les cinq ans ou tel que requis par la législation en vigueur.

Rapports législatifs

Un rapport annuel sur les progrès encourus doit être fourni au conseil au plus tard le 1er juillet de chaque année, traitant des progrès de la mise en œuvre de son plan de gestion des actifs et de tout protocole visant à assurer la conformité aux lois et aux délais règlementaires provinciaux.

Annexe 1

Politique stratégique sur la gestion des actifs

Politique en matière d’immobilisations corporelles

Conformément à la Politique sur les immobilisations corporelles, la Municipalité de Russell a établi des catégories d’actifs et des seuls de capitalisation conformément aux lignes directrices en matière de rapport du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public. Cela inclut des seuls de capitalisation d’actifs uniques pour les actifs suivants :

Les seuils ont été fixes à des niveaux qui couvriront probablement toutes les immobilisations corporelles importantes. Si des actifs individuels qui ne sont pas significatifs lorsqu’ils sont comptabilisés individuellement, mais lorsqu’ils sont regroupés avec des actifs similaires ont une valeur significative, des groupes d’actifs seront fixes à un niveau égal à leur catégorie d’actifs.

Annexe 2 – Municipalité de Russell – Échéancier des évaluations périodiques de l’état

*Cette annexe est disponible en anglais seulement.

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Signed by: Mike Tarnowski, Mayor

Signed by: Joanne Camire Laflamme, Clerk